Según las estadísticas de la AMIPCI año con año uno de los hábitos que generan mayor hábito de consumo entre los usuarios de internet es el uso del correo electrónico. Que se ha vuelto se ha vuelto una herramienta indispensable en el día a día del internauta sobre todo en el ámbito laboral, lugar dónde la mala atención u organización de la bandeja de correo electrónico puede incluso generar pérdidas a las empresas.
La importancia de tener buenos hábitos en el manejo del correo electrónico van desde saber priorizar, crear carpetas y subcarpetas para fines específicos, la buena escritura, hasta tener la cautela de saber a quién se le responde una cadena o no, si la copia va normal u oculta, las fuentes, colores y tamaño, etc.
Te presentamos algunos tips a manera de buenas prácticas en la administración de tu correo electrónico:
- Siempre titula el Asunto con una descripción breve y concisa de lo que tratará el mensaje, evita el uso de todo en mayúsculas o poner la fecha, ya que todos los gestores incluyen dicho dato en una columna posterior.
- Cuando recibas una cadena o suceso largo de eventos con título en el asunto: rv:rv:rv, es que un reenvío del reenvío del reenvío, hazle un favor a los emisores y pon un título.
- Crear carpetas con los temas a tratar y sus respectivos subtemas de ser el caso:
- Carpeta 1
- Carpeta 2
- Carpeta 3
- Subcarpeta 3.1
- Subcarpeta 3.2
- Subcarpeta 3.3
- Carpeta N
- Crea reglas. Puedes crear reglas para que ciertos correos te lleguen automáticamente a algunas carpetas en especial, para priorizarlos o etiquetarlos e incluso sean la primera cosa que ves al abrir tu bandeja.
- La organización default por fechas que ves en tu bandeja de entrada tiene una razón muy especial de ser, que es, siempre mostrarte lo más nuevo. Puede que recibas una larga cadena de sucesos a través de un correo y si empiezas con una organización del más antiguo al más nuevo es más probable que te equivoques contestando un suceso del pasado, que quizá en un correo más reciente ya se ha resuelto.
- Agrupar los mensajes por tema o remitente común siempre es una buena opción de organización.
- Firmar todos los correos que emites le da la opción a tu receptor de siempre saber como debe o puede contactarte.
- Da acuse de recibo. Si el asunto tratado en el correo va a llevar a una acción externa, asegúrate de hacerlo de conocimiento de la parte que emite, la incertidumbre da pie a la imaginación que pudiera derivar a su vez, en malos entendidos.
- Asegúrate que solo reciban tu correo las personas para quiénes es relevante, no generes largas cadenas innecesarias. Si necesitas informarle algo solo a ciertas personas incluidas de una cadena, asegúrate de revisar un par de veces que eliminaste a las personas a quién no deseas enterar.
- Haz un buen uso del CCP y CCO, el primero sirve para copiar a todo aquel a quién quieres enterar aparte del receptor principal, el segundo para enterarle sin que nadie más se percate de ello.
- Asegúrate de que tu gestor de correos esté en el huso horario correcto, esto hará que tus correos sean notificados como enviados/recibidos en el tiempo justo en que lo fueron para distintos husos.
- No uses mayúsculas, minúsculas, negritas o cursivas en exceso.
- Modera el tamaño de tu letra, habitualmente el tamaño estándar es el ideal.
Esperamos estas recomendaciones sean de tu utilidad a manera de buenas practicas.
Para fines ilustrativos te invitamos a checar este slideshare:
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